Kerhon tai jaoksen tapahtumat

Helsingin Insinööreissä toimiva kerho tai jaos voi järjestää omia tapahtumia, joihin on mahdollista saada tapahtumatukea 10 €/osallistunut jäsen. Tuki ei kata henkilökohtaisia elantokustannuksia.
Kerhon/jaoksen tehtävät tapahtuman toteuttamisessa:
- Hoitaa tapahtuman suunnittelun sekä kaikki käytännönjärjestelyt, varaukset ja vahvistukset.
- Toimittaa toimistolle tiedot tapahtumasta.
- Tapahtuman toteutus käynnistyy toimistolla vasta, kun kaikki seuraavat tiedot on toimitettu koostettuna tai oheisen lomakkeen kautta:
- tapahtuman nimi ja kuvaus
- aika
- paikka
- julkaisukelpoinen markkinointiteksti
- vastuuhenkilö, nimi ja yhteystiedot
- budjettilaskelma
- jäsenhinta ja mahdollinen avec-hinta
- viimeinen ilmoittautumispäivä
- minimi- ja maksimiosallistujamäärät
- kaikki tapahtumaan liittyvät kirjalliset varausvahvistukset, tilaukset ym.
- Informoi ilmoittautuneita tarpeellisista asioista, tapahtuman eri vaiheissa.
- Lähettää ilmoittautuneille esim. sähköpostitse tapahtumaliput tai jakaa ne tapahtumassa.
- Toimittaa toimistolle tapahtuman jälkeen osallistujalistan.
Toimiston tehtävät:
- Laittaa tapahtumailmoituksen ja avaa ilmoittautumisen HI:n verkkosivuille.
- Laittaa tapahtumailmoituksen uutiskirjeeseen, mikäli se sopii uutiskirjeen sisältöön ja aikatauluihin.
- Vastaanottaa ilmoittautumiset ja hoitaa tarvittaessa osallistujien laskutuksen.
- Ilmoittaa tapahtumavastaavalle osallistujat sekä näiden sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot.
- Maksaa tapahtumasta aiheutuvat ostolaskut, kululaskut tai luentopalkkiot.