Kerhon tai jaoksen tapahtumat

Helsingin Insinööreissä toimiva kerho tai jaos voi järjestää omia tapahtumia, joihin on mahdollista saada tapahtumatukea 10 €/osallistunut jäsen. Tuki ei kata henkilökohtaisia elantokustannuksia.

Kerhon/jaoksen tehtävät tapahtuman toteuttamisessa:

  • Hoitaa tapahtuman suunnittelun sekä kaikki käytännönjärjestelyt, varaukset ja vahvistukset.
  • Toimittaa toimistolle tiedot tapahtumasta.
  • Tapahtuman toteutus käynnistyy toimistolla vasta, kun kaikki seuraavat tiedot on toimitettu koostettuna tai oheisen lomakkeen kautta:
    • tapahtuman nimi ja kuvaus
    • aika
    • paikka
    • julkaisukelpoinen markkinointiteksti
    • vastuuhenkilö, nimi ja yhteystiedot
    • budjettilaskelma
    • jäsenhinta ja mahdollinen avec-hinta
    • viimeinen ilmoittautumispäivä
    • minimi- ja maksimiosallistujamäärät
    • kaikki tapahtumaan liittyvät kirjalliset varausvahvistukset, tilaukset ym.
  • Informoi ilmoittautuneita tarpeellisista asioista, tapahtuman eri vaiheissa.
  • Lähettää ilmoittautuneille esim. sähköpostitse tapahtumaliput tai jakaa ne tapahtumassa.
  • Toimittaa toimistolle tapahtuman jälkeen osallistujalistan.

Toimiston tehtävät:

  • Laittaa tapahtumailmoituksen ja avaa ilmoittautumisen HI:n verkkosivuille.
  • Laittaa tapahtumailmoituksen uutiskirjeeseen, mikäli se sopii uutiskirjeen sisältöön ja aikatauluihin.
  • Vastaanottaa ilmoittautumiset ja hoitaa tarvittaessa osallistujien laskutuksen.
  • Ilmoittaa tapahtumavastaavalle osallistujat sekä näiden sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot.
  • Maksaa tapahtumasta aiheutuvat ostolaskut, kululaskut tai luentopalkkiot.

Jaostapahtumat

css.php