Helsingin Insinööreissä toimiva kerho tai jaos voi järjestää omia tapahtumia, joihin on mahdollista saada tapahtumatukea 10 €/osallistunut jäsen. Tuki ei kata henkilökohtaisia elantokustannuksia.

Kerhon/jaoksen tehtävät tapahtuman toteuttamisessa:

• Hoitaa tapahtuman suunnittelun sekä kaikki käytännönjärjestelyt, varaukset ja vahvistukset.
• Toimittaa toimistolle tiedot tapahtumasta.
• Tapahtuman toteutus käynnistyy toimistolla vasta, kun kaikki seuraavat tiedot on toimitettu koostettuna tai oheisen lomakkeen kautta:
  • tapahtuman nimi ja kuvaus
  • aika
  • paikka
  • julkaisukelpoinen markkinointiteksti
  • vastuuhenkilö, nimi ja yhteystiedot
  • budjettilaskelma
  • jäsenhinta ja mahdollinen avec-hinta
  • viimeinen ilmoittautumispäivä
  • minimi- ja maksimiosallistujamäärät
  • kaikki tapahtumaan liittyvät kirjalliset varausvahvistukset, tilaukset ym.
• Informoi ilmoittautuneita tarpeellisista asioista, tapahtuman eri vaiheissa.
• Lähettää ilmoittautuneille esim. sähköpostitse tapahtumaliput tai jakaa ne tapahtumassa.
• Toimittaa toimistolle tapahtuman jälkeen osallistujalistan.

Toimiston tehtävät:

• Laittaa tapahtumailmoituksen ja avaa ilmoittautumisen HI:n verkkosivuille.
• Laittaa tapahtumailmoituksen uutiskirjeeseen, mikäli se sopii uutiskirjeen sisältöön ja aikatauluihin.
• Vastaanottaa ilmoittautumiset ja hoitaa tarvittaessa osallistujien laskutuksen.
• Ilmoittaa tapahtumavastaavalle osallistujat sekä näiden sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot.
• Maksaa tapahtumasta aiheutuvat ostolaskut, kululaskut tai luentopalkkiot.