Tiimien rakennus virtuaalisesti – utopiaa vai tulevaisuuden realiteetti?

Koronaviruksen aiheuttama etätyö näkyy tiimeissä kahdella tavalla.  Jo olemassa olevien tiimien tiimityö muuttuu hieman koska se tapahtuu pääsääntöisesti virtuaalisesti. Uusien tiimien rakentamiseen vaikutus on suuri.

Tässä blogissa keskustelen nimenomaan mitä etätyö tai toiminta ylipäätään virtuaalisessa ympäristössä vaatii tiimien rakentamiselta.  Tulen avaamaan itse tiimejä ja niiden hyötyjä tulevissa blogeissani.

Ensin yksi määritelmä tiimien rakentamiseen: Tiimien rakennus on luottamukseen perustuvan monisuuntaisen johtamisen rakentamista pieneen joukkoon ihmisiä ja näiden joukkojen välille.

Perinteisessä tiimien rakentamisessa asiat monesti tapahtuvat kuin itsestään eli kun ihmisten ominaisuudet ja osaamiset muodostavat hyvän yhdistelmän ja he tekevät töitä pitkän aikaa yhdessä, he tiimiytyvät. Muiden asioiden ollessa kohdallaan aika on taikaa – syntyy tiimihenki.

Isoin muutos tiimien rakentamisessa virtuaalisesti on nimenomaan tämä yhteisen ajan puute. Ideaaliolosuhteissa tiimi voidaan rakentaa niin sanotuissa ”leiriolosuhteissa” eli esimerkiksi kahden viikon eristetty leiri jossa keskitytään tiettyyn asiaan. Leirittäminen on paljon käytetty tapa esimerkiksi urheilussa ja toiminnassa missä rakennetaan tiimejä vaativiin olosuhteisiin. Käytännössä leirittäminen toteutuu myös silloin kun viiden hengen insinööriporukka lähetetään maailman toiselle puolelle kahden viikon asennuskeikalle. Kahden viikon leiri 24/7 olosuhteissa tuottaa 336 yhdessä vietettyä tuntia, jotka ovat erittäin laadukkaita tiiminrakennuksen näkökulmasta.  Vertaa tätä esimerkiksi tunnin päivittäiseen virtuaalipalaveriin saman kahden viikon ajan – 10 tuntia.

Virtuaalisessa tiiminrakennuksessa ajan puute korvataan koulutuksella luotavan tietoisen ymmärryksen ja motivaation kautta. Opetetaan keskeiset periaatteet mitkä ovat yhteisiä kaikille tiimeille. Tiimi oppii soveltamaan näitä periaatteita omaan toimintaympäristöönsä. Meidän tulee rakentaa luottamusta tarkoitushakuisesti ja systemaattisesti, ymmärtäen mitä luottamus on. Luottamuksen rakentamisessa tärkeintä on että opimme tuntemaan toisemme. Mitä syvemmin ja useammalta kantilta, sitä vahvempi luottamus on mahdollista. Meidän tulee oppia tuntemaan toisemme vähintäänkin kolmella alueella: osaaminen ja kokemus, persoonallisuus ja luonteenpiirteet sekä kunkin henkilön ominainen tapa toimia meidän tiimissä. Virtuaalisessa ympäristössä, yhteisen ajan ollessa vähissä tätä oppimista voidaan tehostaa merkittävästi tuomalla nämä kuvaukset itsestämme systemaattisesti muun tiimin tietoon. Tämä luonnollisesti vaatii jo hieman luottamusta.

Hyvin rakennetulla tiimikoulutusohjelmalla tiimiytyminen tapahtuu alustavan koulutuksen jälkeen nimenomaan tiimityön kautta eli päivittäisessä työssä. Tämä on edellytys hyödyntää vähäinen yhdessä vietetty aika virtuaalisessa ympäristössä tiimiytymisen mahdollistamiseen, mutta myös kiistaton hyöty perinteisessä toimistossa.

Rakennettu tiimi on aina oikea tiimi ja sen jäsenten välinen luottamus on aitoa, kuten myös tiimien tuomat hyödyt.  Tiimi ei ole virtuaalinen. Tiimien rakennus- ja toimintaympäristöt voivat osittain tai kokonaan olla virtuaalisia mutta tiimit ja niiden hyödyt ovat todellisia.

Teksti: Janne Kilpeläinen