Etätyön välineet

Monet ovat joutuneet jo pitkän aikaa toimimaan etätöissä kotoa käsin. Kohtapuoliin joissain firmoissa väki alkaa myös jo asteittain palata toimistoille, mutta etätyövälineitä tarvitaan jatkossakin. Moni varmaan tulee tulevaisuudessakin tekemään enemmän töitä etänä toimiston ulkopuolella.

Ensimmäinen väline monilla on usein se työpaikan läppäri, josta löytyy usein sisäänrakennetut kaiuttimet ja mikrofoni sekä nettikamera. Moni on tosin teipannut kameran umpeen tietoturvan takia, joten kuvapuhelut ovat sen jälkeen hieman haastavampia.

Fiksumpi tapa kameran peittämiseen tietoturvasyystä on sitä varten tehty kameran päälle liimattava läppä. Itselläni on työpaikan läppärissä sellainen, oikein Insinööriliiton logolla varustettuna. Joissain koneissa (ainakin Lenovolla) saattaa olla jo tehtaalla asennettu sisäänrakennettu läppä kameran eteen vedettävänä. Toisaalta jos etätöissä käyttää esimerkiksi sellaista laitetta, joissa sisäänkirjautuminen tapahtuu esim. Applen Face ID-tunnistuksella (esimerkkinä vaikka 2018 ja 2020-malliset iPad Pro-laitteet), niissä kameraa ei voi peittää, koska sitä käytetään laitteen avaamiseen.

Äänen kanssa voi tulla ongelmia, jos käyttää läppärin kaiuttimia ja sisäänrakennettua mikrofonia.  Mikrofoni nimittäin nappaa puheen lisäksi myös erityisesti näppäinten painamisäänet, joka voi häiritä muita etäkokouksen osallistujia. Parempi ratkaisu on käyttää jotain muuta mikrofonia kuin läppärin omaa.

Yleisin ratkaisu on kuulokemikrofoni-yhdistelmä eli headset, joita on monenlaisia ja -laatuisia. Joissain on analogiset liitännät 3,5 mm miniplugilla, joko yhdellä TRRS-liittimellä tai kahdella TRS ja TS-liittimellä. Näiden välillä voi olla adapterikin, riippuen kuulokkeista ja siitä onko koneessa kuulokkeille ja mikrofonille yhdistetty vai erilliset liittimet. Tässäkin ratkaisussa voi tulla häiriöääniä, koska silloin käytetään koneen sisäistä äänikorttia, joka voi ottaa häiriöitä koneen dataliikenteestä.

Parempi ratkaisu on USB-liitännällä olevat kuulokkeet, jotka sisältävät oman ”äänikortin” ja ääni kulkee koneeseen valmiiksi digitaalisena ja tuloksena on häiriöttömämpi äänenlaatu. Näistä kuulokkeista löytyy usein myös mykistysnappi ohjainosasta ja mykistystä voi monissa videoneuvotteluohjelmissa ohjata myös esimerkiksi välilyöntinäppäimellä.

Kolmas, ehkä se kaikkein kätevin vaihtoehto, on käyttää langattomia bluetooth-kuulokkeita. Silloin kuulokkeiden ja läppärin välillä ei tarvita johtoa (ja kuulokkeet päässä voi käydä kesken kokouksen vaikka hakemassa lisää kahvia, ottamatta läppäriä mukaan…).

Kuulokkeiden lisäksi on myös muita vaihtoehtoja äänelle. Etenkin jos kokouksessa on useampia osallistujia samasta paikasta, kaiutinmikrofoni on kätevä ratkaisu.  Sellainen yleensä kytketään läppäriin kiinni USB-johdolla. Näitä valmistaa mm. Jabra-niminen firma. Kaiutinmikrofoneja on myös langattomia bluetoothilla toimivia. Näissäkin on valtavia laatueroja, joten ihan sokkona ei kannata ostaa mitä tahansa. Itsekin olen ostanut yhden bluetooth-kaiutinmikrofonin, jonka äänenlaatu sekä kaiuttimena että mikrofonina osoittautui sangen kehnoksi.

Myös ulkoinen näyttö voi olla ns. multimedia-mallia eli sisältää kaiuttimet, mikrofonin ja ehkä nettikamerankin. Silloin niiden liitännät kytketään tietokoneeseen laitteesta riippuen sopivalla tavalla. Esimerkkinä itselläni on BenQ-merkkinen multimediamonitori, jossa kaiuttimet kytketään analogisella miniplugilla, mutta mikrofoni ja nettikamera USB-johdolla tietokoneeseen. Kun kyseessä ovat samassa laitteessa olevat kaiuttimet ja mikrofoni, ne on usein suunniteltu valmiiksi niin, ettei ääni lähde kiertämään.

Kaikkein mobiilein vaihtoehto etätöihin tietysti on käyttää älypuhelinta tai tablettia. Niihinkin saa usein asennettua työpaikan Office-paketin, jos siellä on käytössä esimerkiski Microsoftin Office 365-palvelu. Näin sähköpostit ja etäkokoukset onnistuvat myös vaikka tabletilla mistä tahansa. Tätäkin tekstiä kirjoitan tabletilla, jossa on kytkettynä erillinen bluetooth-näppäimistö ja työpaikan tarjoama MS Office -paketti Word-tekstinkäsittelyohjelmineen.

Monissa tableteissa, ainakin Applen iPad-laitteissa, on myös monia läppäreitä parempilaatuisempi nettikamera ja mikrofoni ja kaiuttimissakin hyvä ääni. Itse käytän usein iPadia ”konferenssipuhelimena” sen sisäisillä kaiuttimilla ja mikrofonilla. Toki näiden mobiililaitteidenkin kanssa voi ja useimmiten kannattaakin käyttää headset-kuulokemikrofonia, joko johdolla jos mahdollista tai bluetooth-yhteydellä.

Joissain malleissa voi adapterin kanssa käyttää myös samoja USB-liitännäisiä kuulokkeita ja kaiuttimia kuin läppäreissäkin. Silloin vain tarvitaan se USB-A-liittimen sisältävä adapteri tai jos puhelimessa tai tabletissa on USB-C-liitäntä, niin joko USB-C-liitännällä varustetut laitteet tai myös USB-A-liitännän sisältävä adapteri. Esimerkiksi iPad-laitteissa toimivat useimmat samat äänilaitteet kuin läppäreissäkin.

Erilaiset etäkokousplatformit ja ohjelmat olisivatkin sitten jo ihan kokonaisen toisen blogikirjoituksen arvoiset, joten niistä ei tässä nyt sen enempää. Niiden valinta usein muutenkin riippuu työnantajasta, onko se sitten Cisco Webex, MS Teams, Zoom, Google Hangouts, Slack, tai moni muista tiimityöskentelyalustoista.

Eikä pidä unohtaa valita oikeita äänilaitteita äänen ulostulolle ja sisäänmenolle kokousohjelmasta, etenkin jos koneeseen on asennettu useampia äänilaitteiden ajureita (nimimerkillä ääni ei kuulu, koska mikrofoniksi näyttää olevan valittuna oikea laite, mutta ei ”headset”-asetuksella).

Luottamushenkilö A